Proje Yönetiminin Karlılığa Etkisi

Başlangıcı ve bitişi belli olan, özgün ve belirli kaynaklar tüketerek bir ürün veya hizmet oluşturmanın adıdır “Proje”. Bir aracın üretilmesinden, bir konutun yapılmasına veya bir fuarın düzenlenmesine kadar hemen hemen tüm işler bir proje çerçevesiyle yürütülür.

2010 yılında yapılan bir araştırmaya göre dünya üzerinde gerçekleştirilen projelerin %68’i başarılı olamamış. Elbette ki bir projenin başarısız olması demek o projenin yarım kalması veya tamamlanamaması anlamına gelmiyor. Her 100 projeden yalnızca 32’si planlanan bütçede ve kalitede tamamlanabilmiş. %68’inde ya planlanan bütçe aşılmış, ya planlanan zamanda tamamlanamamış veya ortaya planlanan kalitede bir ürün veya hizmet ortaya çıkmamış. Bunların sonucu olarak da yıllık tahmini zarar 55 Milyar $ olarak tahmin edilmektedir.

Doğru planlanmayan veya doğru planlansa da uygulamada plana uyulmayan her proje karlılıktan ve müşteri memnuniyetinden zarar görme anlamı taşıyor. Kağıt üzerinde kar getirmeyen hiçbir projenin uygulamada kar getirmesinden söz edilemez. Çünkü saha her zaman öngörülemeyen maliyetler barındırır. Projenin başında ne kadar detaylı planlama yapılırsa gerçeğe o kadar çok yaklaşılmış demektir. Her proje; planlama  - uygulama - izleme ve kontrol - kapanış  döngüsünden ibarettir. Bu dörtlü zincirin mukavemeti ise en zayıf halkası kadardır. Şunu söylemeye çalışıyorum; planlamayı muazzam bir şekilde yapmış olabilirsiniz ama uygulamada zayıf kalırsanız sizin proje döngünüz en zayıf noktanız kadar kalitelidir. Bu sebeple bu 4 lü adımdan her birine gerektiği kadar odaklanmak gerekmektedir. Proje döngüsünü oluşturan bu kavramlara biraz daha derinlemesine bakmak gerekirse;

Planlama; proje alt başlıklarının belirlenmesinin ardından proje maliyetlerinin hesaplanması, iş gücü ve ekipman planlamasının yapılması, zaman çizelgesinin oluşturulması, tedarik zincirinin planlanması ve risk faktörlerinin tanımlanması faaliyetlerini kapsamaktadır.

Uygulama; Planlanan tüm sürecin faaliyete sokulması için gerekli tüm çalışmaların bütünüdür.

İzleme ve Kontrol; Planlama ve uygulama arasındaki uyumun daimi olarak kontrol edilmesi, sapmaların önceden tespit edilerek gerekli önlemlerin alınması faaliyetlerinin tümünü oluşturmaktadır.

Kapanış; Projenin teslim edilmesi sürecindeki tüm faaliyetleri ifade etmektedir.

Projelerin yüksek karlılıklarla tamamlanması ancak bu döngünün sağlıklı bir şekilde koordine edilmesiyle sağlanabilir. Ortalama 1 yıl sürecek bir projede yaşanacak 1 aylık olası bir gecikme proje maliyetinin yaklaşık %5 civarında artmasına sebep olmaktadır. Rekabet koşullarından dolayı  çoğu sektörün artık %10-15 dolaylarında bir kar marjıyla çalıştığını kabul edersek öngörülen kar oranı %35 oranında azalacaktır. 

Karlılığın artışını malzeme tedariğinde, personel maaşlarında, vergi sihirbazlıklarında aramaktansa proje döngüsünü doğru bir şekilde kurmaya çalışmak çok daha akıllıca bir çözümdür. Her proje benzersiz olmasına rağmen tüm projelerin döngüsü standarttır. Proje döngüsü birkaç proje tamamlandıktan sonra firma kültürü haline gelecek ve firmaların proje yürütme kabiliyeti yükselecektir. Eş zamanlı olarak sayıca daha çok ve karlılığı daha yüksek projeler yürütebilme kabiliyeti artacaktır.

Bu noktada proje döngüsünü kurmak için yardımcı enstrümanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bir proje yönetim yazılımı kullanıyor olmak proje döngünün kurulmasında yardımcı olacaktır. Proskop; planlama-uygulama-izleme ve kontrol-kapanış döngüsü üzerine çalışan dijital bir platformdur. Tüm projeler bu döngü etrafında ayrı ayrı takip edilebilmektedir. Proje gidişatı, maliyetler, stoklar, personel performansı, stok durumu hakkında özet raporlar alınarak proje döngüsü kontrol altında ve dinamik bir şekilde takip edilebilmektedir. Endüstri 4.0’ın sac ayaklarından biri olan proje yönetimini ciddiye alarak bu noktada bir kültür oluşturmak firmaların öncelikli olarak odaklanması gereken konular arasında yerini almıştır.

M.Safa ORAKÇI

Makrogem Bilişim Teknolojileri A.Ş.